Секретар-референт, Посадова інструкція секретаря-референта. Посадові обовязки секретаря-референта.

01.04.2017

Секретар-референт

Ви можете завантажити посадову інструкцію секретаря-референта безкоштовно. Посадові обов’язки секретаря-референта

Стверджую

_____________________________ (Прізвище, ініціали)

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

(найменування установи)

00.00.201_г. №00

1. Загальні положення

1.1.Справжня посадова інструкція визначає права, посадові обов’язки та відповідальність секретаря-референта _____________________ (далі — «підприємство»).

Назва установи

1.2.Основними завданнями секретаря-референта є організаційне і документаційне забезпечення управлінської діяльності в Суспільстві, а також удосконалення документаційного забезпечення управління.

1.3.Секретар-референт знаходиться в підпорядкуванні в начальника адміністративно-господарського відділу Управління матеріально-технічної підтримки, а в його відсутність — Адміністратору Адміністративно-господарського відділу Управління матеріально-технічної підтримки.

1.4.В період відсутності Секретаря-референта (відрядження, відпустка, хвороба тощо) його права і обов’язки покладаються на виконуючого обов’язки секретаря-референта, який призначається наказом Генерального директора.

1.5.На посаду секретаря-референта приймається особа з вищою професійним освітою (вимог до стажу роботи немає), або особа з середнім (повним) освітою та спеціальною підготовкою за встановленою програмою і стаж роботи не менше 1 року.

1.6.Секретар-референт у своїй діяльності керується:

-конституцією Російської Федерації;

-цивільним кодексом Російської Федерації;

федеральним законом Російської Федерації № 24-ФЗ від 20.02.1995 «Про інформації, інформатизації та захисту інформації»;

-трудовим кодексом Російської Федерації;

-ГСДОУ. Основні положення. Основні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення управління;

-інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємстві, в установах, організаціях, нормативними та методичними матеріалами Мінпраці РФ;

-постановою Держкомстату Російської Федерації № 26 від 06.04.2001 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати»;

-ГОСТ Р6.30-97. Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи документації. Вимоги до оформлення документів (із змінами і доповненнями 2000 року);

-типовою інструкцією з діловодства у федеральних органах виконавчої влади;

-переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням строків зберігання, затвердженим керівником Федеральної архівної служби 06.10.2000 р.;

-ГОСТ Р51141-98. Діловодство та архівні терміни. Терміни та визначення;

-архів фірми (недержавної організації). Методичним посібником і примірним переліком документів, що утворюються в діяльності недержавних установ, із зазначенням строків зберігання;

-правилами внутрішнього трудового розпорядку Товариства;

-правилами і вказівками Росархіву;

-статутом Товариства;

-інструкцією з діловодства Товариства;

-наказами, розпорядженнями керівництва Товариства;

-справжньої посадовий інструкцією;

-єдиною державною системою діловодства.

На секретаря-референта покладаються такі функції:

2.1.Контроль якості документів, що надаються на підпис Генеральному директору.

2.2.Контроль виконання документів і доручень.

2.3.Прийом, відправка та реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції.

2.4.Підготовка проектів документів за вказівкою Генерального директора.

2.5.Організація роботи приймальні Генерального директора.

2.6.Організація документів у діловодстві.

2.7.Документування діяльності дорадчих органів Товариства.

2.8.Розробка локальних нормативних актів з документаційного забезпечення Суспільства.

2.9.Організація бездокументного обслуговування Генерального директора.

3. Посадові обов’язки

Секретар-референт зобов’язаний:

3.1.Приймати і реєструвати надійшла кореспонденцію в журналі обліку вхідних документів, відповідно до резолюції керівників Товариства або його підрозділів передає документи на виконання.

3.2.Відправляти виконану документацію адресатам (у тому числі за допомогою електронної пошти).

3.3.Виконувати технічні функції із забезпечення та обслуговування роботи Генерального директора Товариства або його підрозділів.

3.4.Забезпечувати схоронність проходить службової документації.

3.5.Отримувати для Генерального директора інформацію від працівників підрозділів, викликає їх за його дорученням.

3.6.Стежити за проходженням документів, здійснює контроль їх виконання.

3.7.Видавати необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

3.8.Організувати телефонні переговори Генерального директора.

3.9.Здійснювати роботу по підготовці засідань чи нарад, проведених Генеральним директором (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради та їх реєстрації), вести і оформляти протоколи.

3.10.Виконувати друковані та копіювально-розмножувальні роботи.

3.11.Приймати і передавати телефонограми, записує в час відсутності Генерального директора прийняті повідомлення і доводить їх до його відома.

3.12.Стежити за забезпеченням Генерального директора канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створювати умови, які сприяють ефективній роботі керівника.

3.13.Контролювати виконання документів і доручень Генерального директора Товариства, приймати оперативні заходи, спрямовані на своєчасне і якісне їх виконання.

3.14.Приймати документи на підпис Генеральному директору.

3.15.Контролювати якість підготовки, правильність складання, узгодження та затвердження документів, що подаються на підпис Генеральному директору.

3.16.Організувати прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників Товариства.

3.17.Вести журнал запізнень співробітників Товариства на роботу.

3.18.Брати участь у розробленні номенклатури справ, перевіряє правильність формування та оформлення справ під час їх передавання до архіву.

3.19.Шифрувати справи у відповідності з діючими правилами.

3.20.Систематизувати і розміщувати справи, вести їх облік.

3.21.Представлятьежемесячно Генеральному директору звіт про запізнення співробітників.

3.22.Вести графік роботи водіїв.

3.23.Вирішувати питання, пов’язані з оформленням запрошень, віз, закордонних паспортів, бронювання та купівлі квитків для співробітників компанії, які відбувають у відрядження.

3.24.Приймати на зберігання від структурних підрозділів Товариства документи, що закінчені діловодством.

3.25.Готувати зведені описи справ постійного і тимчасового термінів зберігання, а також акти для передавання справ на державне зберігання, на списання і знищення документів, строки зберігання яких закінчилися.

3.26.Консультувати працівників з питань підготовки справ для здачі в архів. 3.27.Брати участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

3.28.Видавати архівні копії та документи, складати необхідні довідки на основі відомостей, наявних у документах архіву, веде їх облік.

Секретар-референт має право:

4.1.Запитувати від структурних підрозділів Товариства необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва, розглядати документи і направляти їх на виконання фахівцям і керівникам Товариства.

4.2.Розробляти технологічні процеси роботи з документами на основі використання організаційної і обчислювальної техніки.

4.3.Вносити на розгляд керівництва пропозиції по поліпшенню вдосконалення форм і методів управлінської праці на основі застосування електронної техніки.

4.4.Попередньо переглядати документи і визначати, які з них можуть бути передані виконавцям, минаючи Генерального директора.

4.5.Організовувати прийом і визначати пріоритет відвідувачів.

4.6.Працювати з документами, що мають гриф «Конфіденційно» чи «Комерційна таємниця».

4.7.Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов’язків і збереження кадрової документації.

4.8.Працювати з документами, що мають гриф «Для службового користування».

4.9.Здійснювати «фільтрацію» телефонних дзвінків.

4.10.Давати рекомендації по скороченню проміжної документації та оптимізації роботи з документами в Суспільстві.

4.11.Розробляти уніфіковані системи документації, табелі документів, переліки документів.

4.12.Вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах Товариства.

4.13.Приймати рішення і візувати документи в межах своєї компетенції.

4.14.Вносити пропозиції, спрямовані на вдосконалення роботи з кадрами.

4.15.Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил складання й оформлення документів по особовому складу.

4.16.Вимагати пояснень у письмовій формі у працівників, які порушили трудову дисципліну.

5. Відповідальність

Секретар-референт несе відповідальність за:

5.1.Своєчасність надсилання вихідної кореспонденції.

5.2.Своєчасність передачі адресатам вхідної інформації.

5.3.Недбале, халатне відношення до реєстрації та ведення документів.

5.4.Розголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю Товариства та інших відомостей, які стали відомими в ході роботи.

5.5.Якість документів, що подаються на підпис керівництву Товариства.

5.6.Несвоєчасну передачу інформації Генеральному директору.

5.7.Збереження вихідної, вхідної та внутрішньої документації.

5.8.Збереження майна, наданого йому Товариством для здійснення своїх функцій.

5.9.Невиконання вимог цієї інструкції.

5.10.Нетактичное ставлення до працівникам Товариства та іншим, які звернулися до секретареві-референтові громадянам.

6.Взаємовідносини за посадою

6.1.З Адміністративно-господарським відділом — з питань забезпечення діяльності секретаря-референта канцелярським приладдям, необхідним інвентарем.

6.2.З усіма структурними підрозділами Товариства — з питань документаційного забезпечення управління.

6.3.З Генеральним директором — з документаційного та бездокументному забезпечення його діяльності.

7.Оцнка діяльності

7.1. Головним критерієм роботи секретаря-референта є оперативність і старанність.

8. Порядок перегляду посадової інструкції

8.1. Ця інструкція може бути переглянута у випадках:

— зміна технології документаційного забезпечення;

— зміни функцій Секретаря-референта;

Короткий опис статті: секретар Посадова інструкція секретаря-референта. Посадові обов’язки секретаря-референта. Кадрове агентство КАУС. Посадові інструкції — Бібліотека HR. Кадрове агентство унікальних фахівців — кадрове агентство Москви Посадова інструкція секретаря-референта. Посадові обов’язки секретаря-референта. Кадрове агентство КАУС, Посадові інструкції — Бібліотека HR, кадрова агенція, підбір персоналу, рекрутингова компанія, пошук персоналу

Джерело: Секретар-референт — Посадова інструкція секретаря-референта. Посадові обов’язки секретаря-референта. Посадові інструкції — Бібліотека HR — Кадрове агентство КАУС

Також ви можете прочитати